2019 оны судалгаагаар Архивын Ерөнхий газраас үйлчилгээ авахын тулд иргэдийн 

• 44,3% нь эхний хандалтаар, 

• 34,6% нь 2 удаа, 

• 11% нь 3 удаа, 

• 9,9% нь 4 ба түүнээс дээш удаа хандаж байж үйлчилгээ авч байна. 

Яам, агентлаг, аймаг, нийслэлийн Засаг даргын Тамгын газрын баримт бичгийн эргэлтийн хэмжээ 1995 онд жилд дунджаар 3500-5000 байсан бол 2015 онд  45000-167000 болж, 12.8-33.4 дахин өсчээ. 

Энэ бол Монгол улсын архив, албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагааг сайжруулах, ахисан шатанд гаргах нэн шаардлагатай болсныг илтгэж байна. 

Архив, албан хэрэг хөтлөлт нь арга зүй, зохион байгуулалтын хувьд нэгдмэл байх, хадгалалт хамгаалалт аюулгүй, найдвартай байх, ашиглалт хуулийн хүрээнд нээлттэй, шуурхай байх, албан хэрэг хөтлөлтийн болон архивын сан хөмрөгийн бүрдүүлэлт тогтмол үнэн зөв, бүрэн байх шаардлагатай хэмээн үзэж Архив, албан хэргийн хөтлөлтийн тухай хуулийн төслийг боловсруулсан байна.

Албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагааг анх удаа хуулийн хэм хэмжээгээр зохицуулахаар төсөлд тусгасан бөгөөд ингэснээр баримт бичигтэй ажиллах албан хаагчдын хариуцлага сайжрах ач холбогдолтой. Түүнчлэн архивын баримтын зэрэглэлийг тогтоох, архивын сан хөмрөгийн нэгдсэн бүртгэл хөтлөх, цахим албан хэрэг хөтлөлт, цахим архивын асуудлыг зохицуулсан хэм хэмжээг шинэчлэх зэрэг зохицуулалтыг хуульчилснаар архивын үйл ажиллагаа улсын хэмжээнд нэгдсэн тогтолцоогоор явагдах боломж бүрдэж байна. 

Албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаа боловсронгуй, эмх цэгцтэй байх нь архивын баримтыг анхан шатанд бүрэн, зөв бүрдүүлэхэд онцгой ач холбогдолтой тул хуулийн төсөлд албан хэрэг хөтлөлтийг тусгай бүлэг болгон оруулжээ.

Архивын баримтын зэрэглэлийг тогтоохдоо Соёлын өвийг хамгаалах тухай хуулийн холбогдох заалттай уялдуулж, шалгуурыг хангасан архивын баримтыг хосгүй үнэт баримтад хамааруулахаар зааж, нэн үнэт, үнэт, ердийн гэсэн зэрэглэлд хамааруулах архивын баримтыг хэрхэн тодорхойлох үндэслэлийг хуулийн төсөлд тусгасан байна. 

Үндэсний архивын сан хөмрөгийн баримт болон архивын хосгүй үнэт, нэн үнэт, үнэт баримтыг салбарын харьяалал, өмчийн хэлбэр, мэдээлэл агуулагчийн төрөл, хадгалагдаж байгаа байршлаас үл хамааран тэдгээрт улсын нэгдсэн тоо бүртгэл хөтлөхөөр тусгаж, нэгдсэн тоо бүртгэлд орох баримтын мэдээллийг хэрхэн авах талаар тодорхой хугацаа заажээ. 

• Архивын төрлийг 
• төрийн архив, 
• байгууллагын архив, 
• хувийн архив гэж тодорхойлж, 
• Үндэсний төв архив, 
• төрөлжсөн архив, 
• Аймаг, нийслэлийн архив, 
• тусгай архив нь төрийн архивын эрх хэмжээтэй ажиллахаар заалаа.

Ийнхүү төрөлжүүлж ангилснаар архивын баримт бүрдүүлэх, шилжүүлэх, хадгалах үйл ажиллагаа улсын хэмжээнд тодорхой, нэгдсэн арга зүйтэй тогтолцоогоор явагдах юм. 

Мөн Архивын ерөнхий газрын дэргэд баримт нягтлан шалгах орон тооны бус комисс ажилладаг байсныг өөрчилж, тухайн комиссын чиг үүргийг Архивын ерөнхий газрын гүйцэтгэх үндсэн чиг үүрэгт оруулж тусгасан ба ингэснээр архив, албан хэрэг хөтлөлтийг  мэргэжлийн арга зүйн нэгдсэн удирдлагаар хангах тус газрын эрх, үүрэг бүрэн хангагдах юм.

Харин байгууллагын архивын дэргэд баримт нягтлан шалгах комисс, төрийн архивын дэргэд баримт нягтлан шалгах арга зүйн комисс тус тус орон тооны бус  байхаар зааж, тэдгээрийн  чиг үүргийг тодорхойлж өгсөн. 

Цахим албан хэрэг хөтлөлт, цахим архивын асуудлыг зохицуулсан хэм хэмжээг шинэчлэв. Төрийн болон байгууллагын архивын чиг үүрэгт архивын баримтыг цахим хэлбэрт шилжүүлэх, мэдээллийн сан бүрдүүлэх, архивын ашиглалтын үйл ажиллагаанд цахим үйлчилгээ нэвтрүүлэх тухай заалаа.

Төрийн архивын баримтыг түүх, соёл, улс төр, эдийн засаг, эрдэм шинжилгээ, судалгаа, боловсрол гэгээрлийн арга хэмжээнд ашиглуулах түүнчлэн иргэдийн хууль ёсны эрх, ашиг сонирхлыг хангах зорилгоор төрийн архиваас тодорхой бүлгийн хүмүүст үнэ төлбөргүй үйлчилгээ үзүүлэхээр тусгажээ.

Ц.Соёлмаа